Viden er magt, viden er guld

Er din virksomheds viden inde i dine medarbejdere – eller er den skrevet ned og tilgængelig for andre?

… med andre ord, har du en virksomhed hvor viden er magt, eller en hvor viden er fælles guld?

Rigtig mange virksomhedsejere tænker ikke over, at få forankret den viden der i virksomhede, i virksomheden – og det er ofte først når en kernemedarbejder forsvinder at det for alvor går op for dem, hvor meget viden der forsvinder med medarbejderen.

Det kan være helt lavpraktiske ting, som hvilken leverandør man bruger til levering af et bestemt materiale, hvordan lagerstyringen virker eller sikring af at man får udfaktureret en ydelse. Det kan også være mere kompliceret specialviden som medarbejderen har samlet op gennem mange års specialiseret arbejde og som gør arbejdet nemt og bedre for virksomheden.

Ved at forankre den viden og de processer man har, i virksomheden, i form af vejledninger, håndbøger, FAQ’er eller flowdiagrammer gør man både viden og erfaringen tilgængelig for andre medarbejdere og ledelsen. Det giver en række konkrete og målbare fordele for virksomheden:

  • Det skaber gennemskuelighed (hvad er det egentligt man laver her, hvilke delelementer er der i de forskellige processer)
  • Gennemskueligheden gør det muligt at justerer på processerne, hvis der er uhensigtsmæssige arbejdsgange
  • Vejledninger gør det det nemmere for nye medarbejdere at sætte sig ind i processerne.
  • Og man bliver dermed mindre følsomme overfor skift i medarbejderstaben.

Der er forskellige måder at opsamle viden på og få den skrevet ned på. Det som lovmand & coach kan hjælpe med er bl.a. arbejdsgangsanalyser.

Ved en arbejdsgangsanalyse identificeres det eller de områder, der skal beskrive. En arbejdsgangsanalyse har normalt følgende elementer:

  • Analyse af gældende procedure/behov (+ evt. interview af nøglepersoner)
  • Workshop hvor proceduren beskrives og justeres
  • Tegning af procedure (flow-diagram)
  • Udarbejdelse af vejledning eller håndbog
  • Udarbejdelse af implementeringsplan
  • Opfølgning, evaluering og justering

Når man har været igennem arbejdsgangsanalysen, sidder man tilbage med en vejledning, der er skrevet i et almindeligt forståeligt sprog, i en form, der gør at enhver ny medarbejder i princippet kan tage vejledningen og begynde at arbejde med området.

Eksempler på arbejdsgange der er blevet beskrevet i vejledninger:

  • Nysalg - fra den første kundekontakt, kontrakskrivning, levering af ydelser og fakturering til afslutning af kundeforhold
  • Bestilling af kontoartikler - angivelse af ansvar, leverandør – skal minimere tidsforbruget
  • Ansættelse og introduktion af nye medarbejdere - ansættelse fra a-z samt introduktionsprogram og  tekst til standardskrivelser
  • Udlevering af arbejdstøj - sikring af at arbejdstøj udleveres korrekt og misbrug undgås
  • Styret indkøb - planlægning og styring af indkøb til køkken så spild mindskes og tid til indkøb minimeres
  • Bestilling af vare og godkendelse af faktura - sikring af ensartet bestillingsprocedure og placering af ansvar for godkendelse, så processen med at betale for levering blev mere simpel og mere sikker.

De fleste arbejdsgange kan beskrives på ovennævnte måde og drejer det sig om meget tekniske processer, er lovmand & coach samarbejdspartner med ProStruktur der leverer mere tekniske vejledninger.

Du er velkommen til at lægge en kommentar

Din e-mail-adresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Disse HTML koder og attributter er tilladte: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>